E- FATURA UYGULAMASINA GEÇEREK  ELEKTRONİK DEFTER TUTMAK ZORUNDA OLAN MÜKELLEFLER İÇİN GEÇİŞ SÜRECİ VE  DEFTER TASDİKİ





SMMM Harun AÇIKGÖZ

MAJOR Yeminli Mali Müşavirlik

Denetim Müdürü







1.     GİRİŞ



Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı ile Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Genel Müdürlüğü tarafından ortak olarak hazırlanan “1 sıra No.luElektronik Defter Genel Tebliğin” 13.12.2011 tarih ve 28141 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanmasıyla elektronik defter (e-defter) uygulamasına geçilmiştir. 421 sıra nolu Vergi Usul Kanunu Genel tebliğinin 3.1.maddesine göre e-fatura uygulamasına geçmek zorunda olan mükelleflerin elektronik defter tutma uygulamasına dahil olması zorunluluğu getirilmiş olup, 1 sıra nolu genel tebliğe göre ise belirtilen şartlar dâhilinde isteyen mükellefler de e-defter uygulamasına geçebilecektir.





2. ELEKTRONİK DEFTER UYGULAMASINA GEÇİŞ



Defterlerini elektronik ortamda oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyen mükelleflerin, tebliğde belirtilen şartları yerine getirmeleri gerekir.



Buna göre,



Gerçek kişi mükelleflerin 5070 Sayılı Elektronik imza kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifikaya sahip olmaları,



Tüzel kişi mükelleflerin ise 397 sıra nolu Vergi Usul Kanunu Genel tebliğinde yer alan belirlemeler çerçevesinde Mali Mühür temin etmiş olması,



Elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın başkanlıktan uyumluluk onayı almış bir yazılım olması gerekmektedir.



 

a- Elektronik defter beratı alınması

Elektronik defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayının beratının alınması açılış onayı, son ayının beratının alınması ise kapanış onayı yerine geçer.

Uygulamadan yararlananlar, aylık dönemler itibarıyla oluşturdukları elektronik defterler için,  berat almak ve bunları istenildiğinde ibraz etmek üzere muhafaza etmek zorundadırlar.

Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden ayın son gününe kadar (Aralık ayına ilişkin defterler gelir vergisi beyannamesinin verilme süresinin sonuna kadar) kendilerine ait güvenli elektronik imza ile imzalar.

Tüzel kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verilme süresi sonuna kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylar.

İmzalı veya mühürlü defterler için berat dosyaları oluşturulur ve bu dosyalar Elektronik Defter Uygulaması aracılığı ile Başkanlığın onayına sunulur.

Başkanlık mali mührünü de içeren beratlar elektronik defter tutanlar tarafından indirilerek istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu elektronik defterler ile birlikte muhafaza edilir.



b) Muhafazası ve İbrazı nasıl olacaktır.



Elektronik defter tutma konusunda izin alanlar, muhafaza ve ibraz ödevlerini yerine getirirken aşağıdaki önlemleri almak zorundadırlar.



Elektronik defterler, istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu beratları ile muhafaza edilmek zorunludur.



Elektronik defterler ve beratların veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkar edilmezliği, güvenli elektronik imza veya mali mühür ile garanti altına alındığı için elektronik defterlerin kağıt ortamında saklanmasına gerek yoktur.



Türk Ticaret Kanunu ve diğer düzenlemelerde yer alan süreler dahilinde istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtası ile eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz edilmesi zorunludur.



c) Elektronik Defter İzninin İptali, Sorumluluk ve Cezai Müeyyideleri

Elektronik defter oluşturulurken, bu Tebliğde belirtilmeyen hususlarda süreler başta olmak üzere Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanununda yer alan hükümlere uyulması zorunludur.

Bu Tebliğde yer alan usul ve esaslara aykırı biçimde elektronik defter oluşturan veya oluşturdukları elektronik defterleri yetkili makamların isteği üzerine ibraz etmeyenler hakkında, işledikleri fiile göre Vergi Usul Kanununun ve Türk Ticaret Kanununun ilgili hükümleri uygulanır.

Elektronik defter tutanlar bu Tebliğ çerçevesinde oluşturdukları elektronik defterlerde yer verdikleri bilgilerin gerçek duruma uygunluğunu sağlamaktan sorumlu olup, bu kapsamda Başkanlığın herhangi bir sorumluluğu bulunmamaktadır. Elektronik defter beratı, elektronik defterlerin değişmezliğini ispat etmeye yönelik olup, elektronik defterlerin içeriğine yönelik bir onayı ifade etmemektedir.

Maliye Bakanlığı ve Gümrük ve Ticaret Bakanlığı gerek görmesi halinde, bu Tebliğde belirlenen esaslar ile sınırlı olmak üzere, uygulamadan yararlananların bilgi işlem sistemlerini denetleme yetkisine sahiptir. Elektronik defter tutanlar bu denetimler sırasında, gerekli her türlü imkânı (uygun donanım ve yazılımlar, terminallere ulaşım izinleri ve uzman personel gibi) sağlamak zorundadır. Bu kapsamdaki denetim yetkisi mahallinde kullanılabileceği gibi, bu süreçte uzaktan erişim yöntemlerinin kullanılması da istenilebilir.

Uyumluluk testini geçen yazılımların gerekli şartları sürekli olarak taşımaları için bu yazılımların üreticilerinin ve kullanıcılarının gerekli önlemleri almaları zorunludur.

Bu Tebliğ kapsamında elektronik defter oluşturanlar, bilgi işlem sistemini oluşturan yazılım, donanım, dosya, dokümantasyon ve benzeri unsurları, hiçbir şekilde kısmen veya tamamen denetim elemanlarının veya Maliye Bakanlığı ve Gümrük ve Ticaret Bakanlığınca görevlendirilecek personelin erişimini ve denetlemesini engelleyecek bir sözleşme veya lisansa konu edemez.



3. SONUÇ

421 sıra nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğine göre Elektronik fatura uygulamasına geçmek zorunda kalan mükelleflerin, Tebliğin 3.2.1 b bendine göre Elektronik defter uygulamasına geçmeleri zorunluluk kapsamına girdiğinden,  2014 takvim yılı içerisinde 1 sıra nolu Elektronik Defter Genel Tebliğinin 3.1.1 ve 3.1.2 maddelerinde belirtilen başvuru şartlarını yerine getirmek sureti ile e-defter.gov.tr internet sitesinde belirtilenBaşkanlık veya Genel Müdürlük adresine yazılı olarak başvuruda bulunmaları gerekmektedir.

Ayrıca, 1 sıra nolu Elektronik Defter Genel Tebliğinin 3.3.4.maddesine göre, 2014 Hesap dönemi veya takvim yılı içinde, defterlerini elektronik ortamda oluşturmaya başlayanlar, izleyen ilk ayda oluşturacakları elektronik defterlerde, ilgili hesap döneminin başından içinde bulundukları döneme kadar gerçekleştirilen tüm kayıtlara yer vereceklerdir.

Ayrıca elektronik defter tutmaya başladıkları tarih itibariyle eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklardır.

Buna göre; 

Elektronik Deftere Geçiş işlemlerini yeni hesap döneminin defter tasdik süresinde ( ARALIK/2013 ) yapamayanların kâğıt ortamında defterlerini tasdik ettirmeleri,

Elektronik defter tutmaya başladıkları tarih itibari ile eski defterlerine kapanış tasdiki yaptırmaları gerekmektedir.



KAYNAKÇA



-         421 Sıra Nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğ

-         1 Sıra Nolu Elektronik Defter Genel Tebliğ