E-DEFTER’E GEÇİŞ SÜRECİ VE UYGULAMASI

SMMM / Bağımsız Denetçi Harun AÇIKGÖZ

MAJOR Yeminli Mali Müşavirlik

Denetim Müdürü

1. GİRİŞ

Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı ile Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Genel Müdürlüğü tarafından ortak olarak hazırlanan  “1 sıra No.luElektronik Defter Genel Tebliği” 13.12.2011 tarih ve 28141 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanmak suretiyle  elektronik defter (e-defter) uygulamasına geçilmiştir.

Öte yandan 421 sıra nolu Vergi Usul Kanunu (VUK) Genel Tebliğinin 3.1.maddesine göre e-fatura uygulamasına geçmek zorunda olan mükelleflerin elektronik defter tutma uygulamasına dâhil olması zorunluluğu getirilmiş olup, 1 sıra nolu genel tebliğ ve sonrasında bu tebliğde değişiklik yapılmasına dair yayınlanan 2 sıra nolu Genel Tebliğe göre değiştirilmiş olan şartlar dâhilinde isteyen mükellefler de e-defter uygulamasına geçebilecektir. Son olarak ta VUK 421 sıra nolu Tebliği ile e-defter uygulama zorunluluğu getirilen mükelleflere ilişkin olarak 67 no.lu VUK sirküleri ile e-defter uygulamasının başlangıcına dair açıklamalar yapılmıştır. 

2. ELEKTRONİK DEFTER UYGULAMASINA GEÇİŞ

Defterlerini elektronik ortamda oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek  zorunda  olan veya gönüllü isteyen mükelleflerin, Tebliğde belirtilen şartları yerine getirmeleri gerekir.

Buna göre,

1)Gerçek kişi mükelleflerin 5070 Sayılı Elektronik imza kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifikaya veya 397 sıra numaralı V.U.K. Genel Tebliğ çerçevesinde Mali Mühür temin etmiş olmaları,

2)Tüzel kişi mükelleflerin ise 397 sıra numaralı VUK Genel Tebliği çerçevesinde Mali Mühür temin etmiş olmaları,

3)Elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın Başkanlıktan uyumluluk onayı almış bir yazılım olması gerekmektedir.

Bu şartları taşıyan mükellefler  2.sıra numaralı tebliğ kapsamında elektronik defter oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyen mükelleflerin www.edefter.gov.tr internet adresinde yayımlanan başvuru kılavuzuna uygun olarak başvuruda bulunması gerekmektedir.

a- Elektronik defter beratı alınması  

Elektronik defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayının beratının alınması açılış onayı, son ayının beratının alınması ise kapanış onayı yerine geçer.

Uygulamadan yararlananlar, aylık dönemler itibarıyla oluşturdukları elektronik defterler için,  berat almak ve bunları istenildiğinde ibraz etmek üzere muhafaza etmek zorundadırlar.

Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar kendilerine ait güvenli elektronik imza veya mali mühür ile imzalar.

Tüzel kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylar.

Aylık dönem, sadece onaya sunulan ayın defter kayıtlarını ifade etmekte olup, önceki aylara ait kayıtları içermez. Hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde de elektronik defter tutmaya başlanabilir. Ancak hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde elektronik defter tutmaya başlayanlar, başladıkları tarihi izleyen bir aylık süre içerisinde eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklardır.

İmzalı veya mühürlü defterler için berat dosyaları oluşturulur ve bu dosyalar Elektronik Defter Uygulaması aracılığı ile Başkanlığın onayına sunulur.

1. b) Muhafazası ve İbrazı nasıl olacaktır.

Elektronik defter oluşturma konusunda izin alanlar, muhafaza ve ibraz ödevlerini yerine getirirken aşağıdaki hususlara uygun hareket etmek  zorundadırlar.

Başkanlık mali mührünü de içeren beratlar elektronik defter tutanlar tarafından indirilerek istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu elektronik defterler ile birlikte muhafaza edilmesi gerekmektedir.

Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik defterlerin ve beratların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan ( elektronik imza ve mali mühür değerleri dâhil) her türlü elektronik kayıt ve veri ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olup, elektronik defterlere istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kağıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.

Elektronik defterler ve beratların veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkâr edilmezliği, güvenli elektronik imza veya mali mühür ile garanti altına alındığı için elektronik defterlerin kâğıt ortamında saklanmasına gerek yoktur.

Türk Ticaret Kanunu ve diğer düzenlemelerde yer alan süreler dâhilinde istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtası ile eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz edilmesi zorunludur.

1. c) Elektronik Defter İzninin İptali, Sorumluluk ve Cezai Müeyyideleri

Elektronik defter oluşturulurken, Elektronik defter genel Tebliğinde belirtilmeyen hususlarda süreler başta olmak üzere VUK ve Türk Ticaret Kanununda yer alan hükümlere uyulması zorunludur.

Elektronik defter genel Tebliğlerinde yer alan usul ve esaslara aykırı biçimde elektronik defter oluşturan veya oluşturdukları elektronik defterleri yetkili makamların isteği üzerine ibraz etmeyenler hakkında, işledikleri fiile göre Vergi Usul Kanununun ve Türk Ticaret Kanununun ilgili hükümleri uygulanır.

Elektronik defter tutanlar bu Tebliğ çerçevesinde oluşturdukları elektronik defterlerde yer verdikleri bilgilerin gerçek duruma uygunluğunu sağlamaktan sorumlu olup, bu kapsamda Başkanlığın herhangi bir sorumluluğu bulunmamaktadır. Elektronik defter beratı, elektronik defterlerin değişmezliğini ispat etmeye yönelik olup, elektronik defterlerin içeriğine yönelik bir onayı ifade etmemektedir.

 Maliye Bakanlığı ve Gümrük ve Ticaret Bakanlığı gerek görmesi halinde, bu Tebliğde belirlenen esaslar ile sınırlı olmak üzere, uygulamadan yararlananların bilgi işlem sistemlerini denetleme yetkisine sahiptir. Elektronik defter tutanlar bu denetimler sırasında, gerekli her türlü imkânı (uygun donanım ve yazılımlar, terminallere ulaşım izinleri ve uzman personel gibi) sağlamak zorundadır. Bu kapsamdaki denetim yetkisi mahallinde kullanılabileceği gibi, bu süreçte uzaktan erişim yöntemlerinin kullanılması da istenilebilir.

Uyumluluk testini geçen yazılımların gerekli şartları sürekli olarak taşımaları için bu yazılımların üreticilerinin ve kullanıcılarının gerekli önlemleri almaları zorunludur.

Bu Tebliğ kapsamında elektronik defter oluşturanlar, bilgi işlem sistemini oluşturan yazılım, donanım, dosya, dokümantasyon ve benzeri unsurları, hiçbir şekilde kısmen veya tamamen denetim elemanlarının veya Maliye Bakanlığı ve Gümrük ve Ticaret Bakanlığınca görevlendirilecek personelin erişimini ve denetlemesini engelleyecek bir sözleşme veya lisansa konu edemezler.

3. SONUÇ

421 sıra nolu VUK Genel Tebliğine göre Elektronik fatura uygulamasına geçmek zorunda kalan mükelleflerin, Tebliğin 3.2.1 b bendine göre Elektronik defter uygulamasına geçmeleri zorunluluk kapsamına girdiğinden,  2014 takvim yılı içerisinde 1 ve 2 sıra nolu Elektronik Defter Genel Tebliğinin  3.1.1 ve 3.1.2 maddelerinde belirtilen başvuru şartlarını yerine getirmek sureti ile e-defter.gov.tr internet sitesi üzerinden elektronik başvuru yapmaları gerekmektedir. ( 04/04/2014 tarihinde yayımlanan Başvuru kılavuzu ile kağıt başvurular kaldırılmış olup,  e-Defter  uygulamasına  elektronik başvuru imkanı getirilmiştir. )

Başlangıç aşamasında Yevmiye Defteri ve Büyük Defterin (Defter-i Kebir) elektronik defter kapsamında tutulması öngörüldüğünden 2014 Aralık ayı sonuna  kadar bu konuda bir duyuru yapılmaz ize mükelleflerin Envanter Defterlerini gene Noter den tasdik ettirmek sureti ile kullanacakları düşünülmektedir.

67 sıra numaralı VUK sirkülerine göre e-defter uygulamasının başlangıcına dair yapılan açıklamalara göre,

1 sıra numaralı Elektronik Defter Genel Tebliğine göre kendilerine izin verilenler, www.edefter.gov.tr internet adresinde duyurulan format ve standartlara uygun olarak ve aylık dönemler itibarıyla elektronik defterlerini oluşturmaya ve saklamaya başlayacaklardır. Defterlerini elektronik defter biçiminde tutmaya başlayanlar, söz konusu defterlerini kâğıt ortamında tutamazlar. Ayrıca hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde de elektronik defter uygulamasına geçilebilecektir.

Elektronik defter uygulamasında defterler aylık dönemler itibarıyla tutulacağından zorunluluk kapsamına giren mükellefler 2014 Aralık ayı içerisinde başvurmaları durumunda, 2014 Aralık döneminin defterlerini aylık olarak oluşturamayacaklardır.

Buna göre 421 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında elektronik defter tutma zorunluluğu bulunan mükelleflerden;

1. a) Elektronik defter uygulamasına 2014 Aralık ayı içerisinde başvuranların 01.01.2015 tarihinden itibaren,
2. b) Elektronik defter uygulamasına 2014 Aralık ayından önce başvuranların en geç 2014 Aralık ayından başlamak üzere,
3. c)Özel hesap dönemine tabi olanların 01.12.2014 tarihinden önce elektronik defter uygulamasına başvuru yapmaları ve en geç 2014 Aralık ayı içerisinde, elektronik defter tutmaya başlamaları gerekmektedir.
   
   

Henüz e-defter uygulamasına geçmemiş fakat elektronik defter tutma zorunluluğu bulunan Gerçek ve Tüzel Kişi mükellefler için önerimiz,

1-      Gerçek ve Tüzel Kişi Mükelleflerin kullandıkları programları e-defter onaylı versiyona geçirmeleri veya e-defter uygulamasına uyumlu bir program edinmesi, (onaylı programlar listesi e-defter gov.tr den incelenebilir.)

2-      Mali mühür, elektronik imza ve zaman damgası bulunmayan mükelleflerin durumlarına uygun Mali Mühür, Elektronik imza ve Zaman Damgasını Aralık ayına kadar TÜBİTAK-BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezinden temin etmeleri ve diğer ön hazırlıkları yapmaları,

3-      www.e-defter gov.tr üzerinden elektronik başvuru yapmaları.

4-      E-Defter uygulamasına 2014 Kasım ayı içerisinde müracaat edenlerin aylık dönemler itibari ile oluşturacakları     Elektronik defterlerini yüklemeye 2014 Aralık ayından başlayacak olması nedeni ile Gerçek ve Tüzel kişi mükelleflerin Elektronik başvurusunu 2014 ARALIK ayı içerisinde yaparak e-defter uygulamasına 01.01.2015 tarihinden itibaren başlamaları tavsiye edilmektedir.